La pratique du télétravail s’est nettement imposée dans le quotidien de l’entreprise en 2021. Augmentation de la flexibilité des ressources humaines, réduction des temps de transport, diminution du nombre de contacts physiques permettant ainsi de lutter contre l’épidémie…

Les avantages de la mise en place du télétravail peuvent être nombreux pour votre entreprise, pourvu que vous soyez accompagné des bons outils.

Cependant si votre entreprise n’a pas pris en considération certaines bonnes pratiques à adopter en ce contexte particulier, ce changement peut s’avérer compliqué pour son effectif. Temps de déconnexion limité, visios à outrance, perte de sens, espace de travail inadapté… Vos collaborateurs peuvent souffrir lors de leurs journées de travail à distance.

Voici 4 étapes qui permettront à votre entreprise de réussir la mise en place du télétravail.

01 • S’accorder sur des règles claires et communes

Le télétravail s’est imposé soudainement dans la vie de l’entreprise qui a dû parfois improviser son implémentation sans considérer un cadre organisationnel.
Ainsi, les équipes sont contraintes de s’adapter quotidiennement à une communication interne trop ambiguë. Définissez au sein de votre organisation un système qui guidera votre équipe lors de leur échanges quotidiens. Un outil simple tel qu’un calendrier commun pour organiser les visioconférences permettra à votre entreprise d’optimiser la mise en place du télétravail.

02 • Limiter les réunions

La praticité des réunions en vidéoconférence est incontestable. Cependant cet outil efficace devrait être utilisé modérément.
Attention au « Zoom fatigue » ! Ce phénomène qui s’est développé pendant le premier confinement peut menacer votre équipe et la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise.
La diffusion du visage en miniature à côté de celui des autres participants réduisant par ailleurs sa taille à un timbre-poste, crée une véritable dissonance avec le corps, absent de la conversation. Cette opposition créée des sentiments contradictoires qui fatigueront l’organisme du participant comme de nombreux professionnels de la santé l’ont souligné.
En outre, des chercheurs en psychologie et communication de Stanford ont démontré dans leur étude que les réunions en visio sans fin pouvaient créer chez les télétravailleurs une « surcharge non verbale » à l’origine d’une fatigue psychologique. Réduction de la concentration, impatience et irritabilité sont les trois conséquences principales de cet état ressenti.
Sans omettre les dialogues simultanés contre-productifs et les coupures dues à une mauvaise connexion, votre équipe et le rendement de votre entreprise peuvent réellement souffrir des réunions trop fréquentes.

Ainsi, lorsque vous définissez vos règles internes mentionnées dans le paragraphe ci-dessus, nous conseillons de vous accorder sur une réunion quotidienne (si besoin), intervenant plusieurs fois dans la semaine ou hebdomadaire.

03 • Choisir son canal de communication

« On se fait un point sur Zoom, Google Meet, Skype, on échange sur Slack ? Ou bien on choisit Erizon ?? ». Voici une question que vous vous êtes peut-être posée entre collègues ou collaborateurs.
Il existe beaucoup d’outils qui répondent aux besoins de votre entreprise en communication : plateforme d’échanges d’informations, de partage de document, application d’appels vidéo… Cependant certaines solutions ne proposent pas l’intégralité des fonctionnalités qui permettent de réussir la mise en place du télétravail.
En optant pour plusieurs outils votre équipe se dispersera, perdra du temps et de l’énergie à communiquer d’une application à une autre.
C’est pourquoi, il est préférable pour votre entreprise de choisir un outil unique qui est capable de répondre à l’ensemble de vos attentes, comme nous le proposons avec notre solution Erizon Cloud.

04 • S’assurer du bien-être de votre équipe pour réussir la mise en place du télétravail

Cette étape résulte naturellement de celles décrites ci-dessus. Il parait évident que le bien-être des collaborateurs doit être placé au centre des préoccupations de votre entreprise, surtout en ce contexte de changement. Néanmoins, cette valeur managériale est parfois oubliée ou mal appliquée lorsque l’organisation est soumise à une transformation soudaine et radicale comme nous l’observons actuellement au sein des structures.

Voici des éléments essentiels à mettre en œuvre dans la mise en place du télétravail :

  • RÉSERVER À VOTRE ÉQUIPE DES « TEMPS PROTÉGÉS »
    Ces moments de la journée sont indispensables pour permettre aux effectifs de déconnecter, s’assurer qu’ils ne sont pas interrompus par des messages ou appels vidéos afin qu’ils se consacrent calmement et pleinement à la réalisation de leurs tâches.
  • INCITER LES PAUSES RÉGULIÈRES
    Elles sont importantes au bureau, elles deviennent primordiales en télétravail. Avec la sédentarisation forcée par la fermeture de nombreux clubs sportifs et l’augmentation du télétravail, les pauses régulières sont obligatoires pour le bien-être de l’individu et pour booster sa productivité.
  • FAIRE CONFIANCE À SON ÉQUIPE
    Le manque de contact humain provoqué par le travail à distance peut dégrader la confiance globale au sein de votre organisation.
    Montrer sa confiance à ses collaborateurs permet de les responsabiliser tout en valorisant leur travail. Malgré la distanciation physique, ils éprouveront ce sentiment de bien-être et d’appartenance à leur entreprise.
  • S’ASSURER QUE CHACUN SE SENTE BIEN DANS SON CADRE DE TRAVAIL
    Le domicile n’a pas été initialement pensé comme un lieu de travail. Les espaces de télétravail ont été très souvent improvisés à la dernière minute. Par conséquent ils ne sont pas toujours adaptés au bien-être du collaborateur. L’employeur devrait se préoccuper de l’aménagement de l’environnement de télétravail de ses salariés : en proposant des petits mobiliers, accessoires, fauteuils ergonomiques à installer chez eux ; ou si le budget ne le permet pas, conseiller et informer son équipe quant aux meilleures pratiques à adopter (postures, rythme de travail…).

En amont de son objectif classique de rentabilité, le contexte actuel expose la mission globale de l’entreprise trop souvent oubliée par le passé.
Le bien-être de l’Humain.

Réussir la mise en place du télétravail est un enjeu crucial pour l’organisation moderne qui doit composer avec la technologie et l’Homme. De cette analyse, nous proposons aux professionnels un unique outil qui permet de rapprocher et optimiser la communication des équipes, malgré la distance.

POUR PLUS DE DÉTAILS ET BÉNÉFICIER DE VOTRE VERSION GRATUITE, DÉCOUVREZ NOS OFFRES ICI.